ExportHub et intégration dans Excel

Présentation #

Le service ExportHub.aspx de BiBOARD permet d’extraire les données d’un Hub directement via une URL HTTP.
Ces données peuvent être utilisées dans différents outils, notamment Microsoft Excel, pour bénéficier d’une actualisation automatique.

Syntaxe de base des URLs #

• Par nom du hub :
  • http://<ServeurBiBOARD>/resources/ExportHub.aspx?HubName=TestHub
• Par ID du hub :
  • http://<ServeurBiBOARD>/resources/ExportHub.aspx?HubId=351

⚠️ Utiliser soit HubName, soit HubId, mais pas les deux.

Paramétrage des requêtes #

• Ajouter des paramètres au hub :
  • http://<ServeurBiBOARD>/resources/ExportHub.aspx?HubName=TestHub&Param1=valeur&Param2=valeur2
• Limiter le nombre de lignes :
  • http://<ServeurBiBOARD>/resources/ExportHub.aspx?HubName=TestHub&MaxRecords=50
• Augmenter la limite par défaut (9 999 lignes) avec PageSize :
  • http://<ServeurBiBOARD>/resources/ExportHub.aspx?HubName=TestHub&PageSize=500000

Intégration d’un Hub BiBOARD dans Microsoft Excel #

Fonctionnalité #

• Les données du Hub peuvent être importées dans une feuille Excel.
• L’actualisation est possible :
  • à chaque ouverture du fichier,
  • ou manuellement via Données > Actualiser.
• La sécurité reste gérée par BiBOARD : il suffit que le Hub soit publié pour vos groupes.
• Les mises en forme Excel appliquées restent conservées même après actualisation.

Procédure dans Microsoft Excel #

1. Ouvrir Excel, onglet Données → Obtenir des données → À partir du Web.
2. Entrer l’URL du Hub avec ses paramètres (voir exemples ci-dessus) → OK.
3. Dans la fenêtre d’importation :
   • sélectionner Table 0,
   • visualiser le résultat à droite,
   • cliquer sur Transformer les données.
4. Si nécessaire, cocher Utiliser la première ligne pour les en-têtes.
5. Puis cliquer sur Fermer et charger.

Exemple d’URL pour Excel #

• Hub par nom

http://ServeurBiBOARD/resources/ExportHub.aspx?HubName=TestHub

• Hub avec paramètres

http://ServeurBiBOARD/resources/ExportHub.aspx?HubName=TestHub&Date=2025-01-01&Client=ABC

• Hub avec limitation

http://ServeurBiBOARD/resources/ExportHub.aspx?HubId=351&MaxRecords=100

• Hub avec augmentation de la limite

http://ServeurBiBOARD/resources/ExportHub.aspx?HubName=TestHub&PageSize=200000

Bonnes pratiques #

• Toujours tester l’URL dans un navigateur avant de l’intégrer à Excel.
• Éviter des PageSize trop élevés (risque de lenteur ou timeout serveur).
• Nommer clairement les paramètres (Date, Client, Projet, etc.) pour une meilleure lisibilité.
• Si vous partagez un fichier Excel, assurez-vous que les utilisateurs ont bien accès au Hub dans BiBOARD.